有限会社糧とく – 販売管理システム更新

有限会社糧とく様は、北海道江別市でお米の卸売業を営んでおり、安全安心なお米を消費者に届けることを目的に、200を超える契約農家から集めた玄米を自社精米でお客様に届けています。

糧とく様の課題として、多数にわたる得意先への対応品質を強化したいとのことで、当初はCTIシステム(電話受注時に、お客様の情報を表示させ、購入履歴や応対履歴を元に、最適な対応をすることを目的としたシステム)の導入を検討されており、弊社にご相談いただきました。それを請けて弊社で調査に乗り出したところ、当初考えられていた課題と目的を達成させるためには、別種の方法が必要となりました。

有限会社糧とく様事務所風景

当初課題だと考えられていた事

・CTIシステムの導入により、お客様あたりの応対時間の削減、品質の向上
・それによる、顧客満足度の向上
・過去の履歴を参照することで、誤納品を削減する。

 

調査の結果わかった事

・販売管理システムが陳腐化しており、及びミスの温床となっている
・販売管理システムが会計システムと連動していないため、月次決算の作成に時間がかかる
・データの三重入力など、業務フローが複雑化している

最大の課題がWindows95ベースで動作していた販売管理システムにあると突き止め、CTIシステムの導入より先にこれを解決すれば、当初課題だと考えられていた事も含め、大幅な業務効率の向上と、顧客満足度の向上が図れるとの確信を得ました。

 

提供できた成果

 

・システムの効率化、整理による人員の活用
これまでの形では、業務が属人化していましたが、業務フローの整理、システムの整備を行なったことで、人員や体制の変更にも耐えられる形になりました。
導入当初はシステムへの慣れもあり、戸惑う部分もありましたが、半年ほどで解消され、現在では有効に活用されています。

 

・業務分析をさらに進め、受注に関する業務を効率化
これまでのフローとして、

1)注文を受けつける
2)販売管理システムに入力を行なう
3)入力した内容を、顧客別の台帳に転記
4)配送伝票に転記

という流れで行なっていました。このうち3と4は旧来の販売管理システムの陳腐化により、システム上で対応できなかったこと、業務上必要になることなどから、このフローが残っていました。手書き転記が多く発生していたため、常に熟練の事務員が必要となり、かつ人的ミスが生じやすい構造となっていました。

糧とく様と契約している農家の棚田

・販売管理システムを、会計システムに合わせ新しい物に更新
糧とく様では、弥生会計を使用して会計処理を行なっていました。旧来の販売管理システムは別の会社で販売されている製品で、データの連携が一切行えていませんでした。そのため販売会計間の連携を手動で行なっており、転記ミスや月次決算の作成遅れが目立っていました。

これを弥生会計に合わせ弥生販売で販売管理を行う事により、システム間の連携と効率化を達成させました。また、ITに詳しい担当者が居らずネットワーク使用を前提とした複数ユーザーライセンスを活用できていなかったため、これも同時に解消いたしました。

 

・帳票類の電算出力
卸売り業で広く使われるターンアラウンド伝票を、これまで手書き転記した台帳を元にさらに手書き転記を行なっておりましたが、システムでの出力が可能となったため、1件あたり処理に1分ほどかかっていたところを10秒に短縮。正確さと高効率化を達成させました。

また、システムからは少し離れてしまいますが、使用する帳票類を整理し、高い頻度で使用する伝票・請求書類を、糧とく様専用のフォーマットで作成し提供しています。既存のフォーマットではなかった伝票を作成することで、これまで別途の作成が必要だった伝票を省き、特別な例では1件あたり5分かかっていた処理を同時出力可能にすることでこの時間を削減させました。

同様に、請求書にこれまで手で捺印していた角印を、予め印刷された状態の請求書フォーマットを作成することで、1件あたり5秒、月間平均300枚ほどの請求処理の為、30分ほどかかっていた処理を削減しました。

 

業務の効率化
システム化により、無駄な手書き転記を削減
ミスが発生しうる箇所を削減し、伝票起票ミスを削減

最後に
本システムの導入と前後して、事務員の体制変更がありました。これまでの形では、1人で処理できるようになるまで、1~2年ほど要していましたが、業務フローの整理を含めたシステムの導入により、大きな支障もなく、3ヶ月ほどで基本的な処理を任せられる体制になりました。

このように、システム化には効率化という面もありますが、BCP(業務継続=Business Continuity Planning)という側面もあります。

中小零細企業の場合、どうしても業務が属人化しがちとなってしまい、聖域となってしまいます。また、日常の業務に追われ、なかなか手をつけにくい部分ではありますが、退職などによる業務の停止が発生すると、会社に著しい影響を与えます。

自社で行なおうとしても、ITシステムに関する知見が必要であったり、自分たちのことだからこそ見えていない部分が多々存在します。今回のように、本当に解決したい・しなければならない課題の発見は、弊社の得意分野です。