販売管理システムおよび業務システム改善

紙ベースの仕事をシステム化により、改善と業務継続も達成

有限会社糧とく様 販売管理システム導入及び業務改善

糧とく様精米工場

糧とく様精米工場

有限会社糧とく様は、「安全で安心な北海道米」をモットーに、著名なスーパーや量販店への米穀卸売り業務を中心とした会社様です。これまで、紙ベースで進んでいた社内の業務を、IT化させることで、従業員間の業務承継、ミスの削減、業務負荷の削減を達成させました。

お客様紹介、規模感

会社名

有限会社糧とく様

WEBサイト(http://www.ryotoku.co.jp)

業種

米穀卸売業

従業員数

4名

ご紹介

スーパーや量販店への米卸売りや、飲食店、病院、官公庁向けの業務米の卸売りを中心とした、米穀卸売業様です。独自のルートで、生産者との関係を築き上げ、他の会社にはない情報提供や、目的に合った業務米の提供など、米を中心として「食」に対して幅広く関わっている会社様です。

水田を望む、事務所前の風景

水田を望む、事務所前の風景

お客様の課題

Windows95時代の販売管理システムと業務フローの問題

創業期より使われていた、既存の販売管理システムはWindows95時代のパッケージ製品で、仮想化によりなんとか動いていたという状態ではありましたが、根本的に業務フローとシステムが合っていないため、販売事務処理を行うパート社員の負荷が高く、また、いたずらに高度化してしまっていたため、「その人でないと処理ができない」という状態になっていました。

中小企業でこのような状態になってしまうと、その業務に従事している社員が退職した場合、完全に業務がストップしてしまいます。

複雑化した業務フローのために発生するミスと二重作業

前述のように、「職人的な社員が、複雑化した業務フローを捌く」という状態だったため、本人の能力によらず、ヒューマンエラーの確立が高くなり、毎日、毎月定常的にミスが発生して、顧客に迷惑をかけるというケースに悩まされていました。

また、システム側の仕様で必要なレポートが出せないことや、会計システムとの連動ができないため、

1)システムへ入力
2)システムへ入力したものを紙に転記
3)紙に転記した情報を会計システムへ入力

このような流れになっており、顧客に直接関わらないバックオフィス部分でも多大な負荷が発生していました。

顧客満足度の向上

ミスにより、顧客に迷惑をかけることで、顧客が離れていくという、最上段の部分はもちろんですが、日々の細かい問い合わせにも、古いパッケージ製品では対応できないもの、対応するために複雑なレポートを出す必要があるものがあり、スムーズな問い合わせ対応ができないという課題も抱えていました。

導入までの流れ

本当の課題の整理

先にあるものの中で、社長様が認識していたのは「顧客満足度の向上」という部分でした。既存の弊社クライアントからの紹介で、お伺いした際は「CTIシステムを導入したい」というご要望でした。セミナーで見たCTIシステムであれば、顧客満足度の向上が図れるのでは? と、お考えられたところがスタートでした。

弊社でヒアリングを進め、課題を整理していくと、CTIシステムによる効果の範囲よりも、根本となる販売管理システムを刷新し、二重化や無駄を省くことで、ミスの削減と顧客満足度の向上が図れると確信できたため、販売管理システムの刷新を逆提案させていただきました。

CTIシステムでも顧客満足度の向上は図れたかもしれませんが、既存の販売管理システムと業務フローによる問題の解決の方が、投資効果が高いことが見込める点を評価いただき、本件の導入となりました。

お客様の予算感

70万円

ノーススカイのご提案

  • 人力処理が中心となっていた、旧販売管理システムの刷新
  • 会計システムとの連携の達成
  • 業務フローの改善による、二重化作業の削減
  • 業務の標準化による、人員体制変更への対応

導入の効果

効果の範囲は非常に大きかったため、いくつかのポイントに絞って整理いたします。

まずは、会計システムとの連携が可能になったことにより、月次決算の速報化が可能となりました。これまで、1ヶ月前後かかっていた月次決算処理が、即日に速報、2週間程度で確定させることができるようになり、経営判断に必要な情報が迅速に社長の下に届くようになりました。

続いて、販売管理システムの刷新により、これまで必要な情報が出せないため、Excelや担当者の手編集が必要だった帳票類がシステムから一括で出力可能になり、業務負荷が目に見えて低減されました。また、会計システムへの転記のために作成していた紙書類も無くなったことで、業務負荷はもちろん、転記ミスにより社長が判断を誤ることもありましたが、この点も解消。

さらに、導入と並行して、これまで属人的に行われていた特殊処理を、すべてシステムを前提とした業務フローに変えることで、良い意味で単純労働化することができ、その後の人員体制変更の際も、大きな混乱が無く対処することができました。この点は予想より大きな効果となり、これまで新しい社員が業務に習熟するまで、約6ヶ月から10ヶ月程度かかっていた時間が、1ヶ月程度まで短縮できたことにより、人件費投資の無駄を削減、また中小企業特有の人の出入りの問題もカバーすることができました。

構築事例のカテゴリ

制作実績一覧

  1. 株式会社アーバンヤマイチ様の札幌拠点ビル